Förenkla email skapandeprocessen i ditt företag

Lästid: 6 minuter

Hur planerar och utför ni allt arbete kring att skapa emails som ni skickar till era kunder eller medlemmar? Hur säkerställer du kvaliteten och att ingenting missas på vägen till kund? Ett email som går till en stor mottagargrupp, som innehåller en bruten länk eller felskriven text kan vara otroligt pinsamt. Inte minst oprofessionellt. I detta inlägg går vi igenom hur team kan effektivisera email skapandeprocessen.

När man precis initierar en ny process för att på löpande band skapa email och innehåll har man råd att vara ineffektiv. Med tiden blir det svårare och svårare. Allt som ska hinnas med, innehåll som ska skrivas, email som ska skickas vid specifika tillfällen till en specifik målgrupp tar mycket tid. Man måste bli effektiv i sin email skapandeprocess. Dels för att skapa en bra arbetsmiljö men också för att få tillbaka det man investerat i sin email-plattform och sina anställda.

Dåliga och ineffektiva vanor sätter sig snabbt på plats och är svåra att ändra på. Det är ohållbart i längden. Nedan följer några tips på hur ni kan effektivisera er skapandeprocess för emails.

Vad är en effektiv email skapandeprocess?

Det finns flertalet steg som bör tas innan ett email är redo att skickas iväg. Efteråt måste du även kunna analysera resultatet när din emailkampanj väl är live. De stora faserna du behöver gå igenom är:

  • Kampanjplanering
  • Kampanjutveckling
  • Säkerställa kvalitet och godkännande process
  • Kampanjanalys

Inom alla dessa kategorier finns det så klart ett antal steg som behöver tas för att det ska vara avklarat. Ett email brukar ofta byta händer ett flertal gånger innan det är redo att skickas. Det är otroligt lätt att något glöms bort på vägen. 53% av företag i en undersökning genomförd av Litmus, visade att det i genomsnitt tar 2 veckor för ett enda email att produceras. Från egen erfarenhet måste jag hålla med, för det flesta företag tar det ungefär så lång tid. Ju större team som är inblandat ju fler emails är i produktion samtidigt.

Små email team på 1-3 heltidsanställda har vanligtvis runt 1-5st email i produktion samtidigt, medan grupper med 11 eller fler personer har ungefär 21-25st i produktion samtidigt.

Med så många steg att förbereda och analysera varje email-kampanj, finns det många möjligheter att analysera och förbättra denna arbetsprocess. När processen blir mer flödande och effektiv öppnas nya möjligheter upp till att skapa ännu bättre emails samt reducera felmarginaler.

email skapande processen

Hur förbättrar man varje steg i email skapandeprocessen?

Saken är den att alla drar fördel av att skapande processen för emails är så effektiv som den kan bli. Ditt team drar fördel av att ni får mer gjort med mindre stress och får tid över till strategi och analys. Företaget tjänar på en effektiv process som genererar resultat, ger insikter och data som kan användas av andra team. Självklart nyttjar det kunderna som får fantastik emailkommunikation med rätt innehåll till rätt person utan fel.

Låter det bra? Härligt, nedan kommer kortfattade tips på hur ni kan förbättra era processer.

1. Kampanjplanering

Lite planering direkt i början av processen kan spara otroligt mycket fram och tillbaka senare i arbetet. Plus att du inte får lika många överraskningar längsvägen, som ibland tenderar att poppa upp.

Välj det kampanjplanerings verktyg som passar just era behov

Genom att planera era kampanjer i förhand kan alla även gå med på vilken strategi man ska använda och vilka mål man vill nå. Detta gör skapandeprocessen mycket enklare, alla ser och har samma slutmål i sikte. Att ta sig tid att dokumentera planeringen gör det mycket enklare att skapa en tydlig lista av vad teamet uppnått och gjort under året. Bra när chefen ska göra sin årliga revision!

När det kommer till verktyg finns det mycket att välja mellan där ute. Intressant nog använder ca 60% av email skapande team Google Drive som planeringsverktyg. Tätt följt av Microsoft Word, Excel och Slack. Dessa verktyg har dock en tendens att bli röriga med tiden, och ofta är svåra att hålla användbara mellan team. Ofta är det bäst att nyttja verktyg som Trello eller Asana för att hålla koll på vad som ska göras och hur långt man kommit med varje enskilda email.

Skriv en kort sammanfattning för varje kampanj

En av de bästa sakerna du kan göra för att skapa tydlighet är att för varje kampanj skriva en sammanfattning av vad man tänker uppnå. Det hjälper till att få saker godkända internt, samt att sprida informationen till andra team. Så att både kundtjänst och sälj har koll på vad som går ut till kund.

Din sammanfattning bör innehålla emailets syfte, mål, vem och hur innehållet ska skrivas samt vilka bilder eller grafik som ska med.

Gå igenom din produktionskalender

58% av emailmarknadsförare använder en produktionskalender (eller innehållskalender, beroende på internt språk). Dessa kalendrar hjälper till att minimera sista minuten emailutskick som tenderar att komma upp med jämna mellanrum. Plus att de ger en chans att se vad som kommer gå ut kommande månaden eller halvåret. En bra visuell översikt för alla inblandade.

En produktionskalender hjälper också till med att synka strategierna med företagets övergripande mål och planering. Att kunna synka dessa prioriteringar mellan team är otroligt värdefullt när marknad och sälj jobbar tätt tillsammans.

2. Kampanjutveckling

Att ta fram och utveckla en email kampanj tar tid! Överlag spenderar ett team ungefär 3-4 timmar på att skriva copy. 4 timmar på grafik och design, 3-4 timmar på att HTML kodning och utveckling (om detta behövs) *Litmus research. Det finns som tur är mängder med verktyg där ute som både kan snabba upp samt förenkla processen.

Skapa ett system för design

En stor utmaning är att hålla sig till varumärkesprofilen när flertalet personer är inblandade samt då man i vissa fall har extern hjälp. Om du söker att skala upp hela arbetet med era emailkampanjer och hålla en konstant igenkänning av varumärket, så krävs det ofta att man har ett designsystem på plats. Det snabbar upp processen av emailskapandet med färdiga mallar, ett bibliotek för bilder och grafik. Från egen erfarenhet kan man bland annat uppnå detta med Apsis Pro eller Apsis One. Det finns så klart mängder med plattformar man kan använda sig av.

Automatisera så mycket som möjligt

Finns det något i hela email skapandeprocessen du kan automatisera? Många gånger handlar det om att göra manuella repetitiva uppgifter till automatiserade processer. I stället att behöva klippa och klistra in text, dubbelkolla så att länkar fungerar som det ska, eller behöva mata in när ett email ska skickas. Mycket av dessa steg kan idag automatiseras för att effektivisera hela arbetsflödet.

3. Process för godkännande och kvalitet

Efter att du skapat hela emailkampanjen är det dags att göra den sista handpåläggningen. Så här kan du reducera felmarginalen på kortare tid.

Använd en “pre-send” checklista

Genom att ha den enkla vanan att dokumentera din “pre-send” godkännande process, säkerställer du att du inte missar de viktigaste stegen innan du startar emailkampanjen. Det blir även enklare att följa upp för andra om du är ledig eller sjuk.

Sätt upp tydliga feedback loopar

Feedback är det som kommer hjälpa ditt team att undvika misstag, få ett större perspektiv och göra förbättringar längs vägen. Om feedback inte samlas och hanteras på rätt sätt, skapar det både frustration och många värdefulla tankegångar faller bort. Att samla in feedback är svårt om det enbart sker muntligt eller via intern-emailkommunikation.

Först skala ner antalet alternativ för att lämna feedback. Välj 2-3 huvudområden som man kan lämna in feedback kring. Sätt upp en struktur för hur du ska gå igenom all feedback och när det ska göras. Välj ett verktyg för att samla upp feedback. Att ha det utspritt i excel dokument, emails eller Slack är dålig struktur och är inte skalbart. Välj en kanal för att samla in feedback.

4. Kampanjanalys

När allt förarbete är klart och din kampanj är live, email har skickats ut, vad händer då? Arbetet slutar inte med att ni är klara med att skapa grymma emails. Det enda sättet att konstant förbättra och optimera email arbetet kräver en ordentlig analys.

Studsar/OR/CTR?

Att hålla mottagarlistan “ren” är en viktig faktor för att vara framgångsrik med er emailkommunikation. När många emails studsar på emailadresser i din lista, påverkar det leveransbarheten negativt. I värsta fall hamnar era emails i skräpposten. Att även mäta hur många som öppnat eller klickat på ett email och också viktigt. Lågt engagemang betyder ibland att man skickar till helt fel målgrupp.

Baserat på det som skickats i senaste kampanjen och det som kommer i produktionskalendern framåt, kan det ibland vara bra att köra en re-engagement kampanj. Genom att noggrant analysera varje kampanj och varje utskick får du bra data på hur du kan förbättra helheten.

Skala upp det som fungerar, ta bort det som inte levererar

Det kan låta enkelt, men är ofta svårt att genomföra i verkligheten. Det är alldeles för vanligt att man hårt håller fast i det innehåll man skapat tidigare, trots att det inte ger bra resultat. I många fall gäller det att våga ta bort det som inte går bra, som har låg öppningsgrad eller lågt antal klick. Om du efter små justeringar och A/B tester fortfarande inte får det att fungera. Skrota det och ta fram någonting nytt. Kopiera framgångarna, förbättra eller eliminera det som går dåligt.

Sammanfattning av en effektiv email skapandeprocess

Alla dessa tips och tankar bör hjälpa dig att förbättra skalbarheten i er email skapande process. Spendera tid på att föra samman planeringen på organisationsnivå och arbeta med effektiva processer. Se till att samla in feedback längs vägen, använd rätt verktyg för jobbet som ska utföras, minimera felmarginaler. Till sist, analysera all data som samlas in och fokusera på det som genererar bäst resultat.

Behöver du hjälp att effektivisera arbetet i ert email team? Hör av dig via kontaktformuläret.

  • Förenkla email skapandeprocessen i ditt företag
    Lästid: 6 minuter Hur planerar och utför ni allt arbete kring att skapa emails som ni skickar till era kunder eller medlemmar? Hur säkerställer du kvaliteten och att ingenting missas på vägen till kund? Ett email som går till en stor mottagargrupp, som innehåller en bruten länk eller felskriven text kan vara otroligt pinsamt. Inte minst oprofessionellt.
  • Hur skapar man interaktiva formulär i email?
    Lästid: 6 minuter Det går att bygga interkativa formulär direkt i ett email om du vet hur man gör. Detta är en effektiv metod för att samla information om en mottagare, genom att dem direkt i emailet kan svara på formuläret.
  • Därför är det viktigt med opt-in och opt-out när du bygger en emaillista!
    Lästid: 2 minuter Vad är viktigt att tänka på med opt-in och opt-out hantering på hemsidor och i digital kommunikation? Detta gäller engligt CAN SPAM och GDPR.
  • Är email marknadsföring fortfarande lönsam?
    Lästid: 5 minuter Det är 6x större chans att engagera en kund via email marknadsföring än sociala medier. Email marknadsföring är den effektivaste kommunikationskanalen.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Den här hemsidan använder cookies. Genom att fortsätta använda sidan godkänner du vår användning av cookies.